“×××公司，全部參加投標報價”、“×××公司，部分參加投標報價”、 “請各位投標單位關(guān)注大屏幕，所有投標單位的一次報價都在大屏幕上”、“按照本次招投標的文件規(guī)定，沒有繳納投標保證金的×××單位，以及資質(zhì)審查不合格的×××單位將沒有投標資格”……
4月26日—28日，法因數(shù)控孫村廠區(qū)第四會議室里，2015年的招投標工作正在緊張有序的進行。39個招標項目，6962種具體物料，179家供應商參與投標，其中，參與家數(shù)最多的一個招標項目達到17家。從以上數(shù)據(jù)可知，本次招標工作，無論從招標范圍的廣泛性，還是從投標單位參與的充分性，都是前所未有的。當然，招標的效果也是可數(shù)可期的。
決策篇：審時度勢
2014年是轉(zhuǎn)折之年，國際上，美聯(lián)儲縮減購債到最終退出量化寬松，國內(nèi)，經(jīng)濟增長放緩，投資下滑，經(jīng)濟轉(zhuǎn)入新常態(tài)。展望2015年，可以預計經(jīng)濟的很多方面，將會延續(xù)現(xiàn)在的趨勢。適時調(diào)整宏觀經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、將GDP增長目標定位7%，這些都清楚的表明，我國經(jīng)濟還是有較大的下行壓力。
從具體行業(yè)來看：機床工具行業(yè)，2015年，中國機床工具工業(yè)協(xié)會預測，年增長率約為8.6%，略高于全國的平均水平，但相較于2014年11.8%的增長率，有較大降幅；建筑行業(yè)，一直就處在去庫存化的壓力中，全國鐵塔行業(yè)的產(chǎn)能過剩達40%；汽車行業(yè)，相比于2500萬輛的年產(chǎn)量，實際銷量只在2100萬輛，產(chǎn)能過剩也很明顯。再看我國工業(yè)品出廠價格，已經(jīng)連續(xù)36個月下降，今年一季度，工業(yè)品出廠價下降6個百分點。與此相對應，由于客戶壓價、競爭對手降價等原因，我公司產(chǎn)品價格也承受著很大的下調(diào)壓力，直接導致利潤空間不斷壓縮。
在如此嚴峻的大背景下，公司領(lǐng)導審時度勢，果斷決策，在做好“開源”的同時，有效進行“節(jié)流”，才是應對當前經(jīng)濟形勢的最快、最有效的途徑。為此，公司將招標工作提升到重要的高度，創(chuàng)新管理方式，多措并舉，開始推進招標工作高效進行。
準備篇：穩(wěn)步推進
3月10日，公司將招標辦、采購中心整合為招標采購中心，調(diào)整為總經(jīng)辦管理，直屬總經(jīng)理主抓，此舉不但提高了效率，也為今后招標工作的開展提供了組織保障。
一是建組織，明確招標流程和職責分工。公司在組織機構(gòu)調(diào)整的基礎(chǔ)上，進一步細化，成立了招標工作組，明確由總經(jīng)理擔任工作組組長，同時兼任招標商務組組長，分管技術(shù)的副總經(jīng)理任招標技術(shù)組組長。招標技術(shù)組和招標商務組分別由各事業(yè)部、技術(shù)中心、質(zhì)量、財務、綜合管理、審計、采購、法務、計劃等部門組成。同時，公司文件也對招標工作組的職責等事項都進行了詳盡描述，如此規(guī)定，在明確相關(guān)部門（人員）職責的同時，也理順了招標工作主要步驟流程和重要節(jié)點，確保了招標工作的順利進行。
二是變形式，實行集中招標。以往招標，采用年度招標的形式，招標計劃的時間跨度一般在半年左右，加上定標時間，招標效果的顯現(xiàn)相對滯后，為此，公司決定本年度的招標工作采取集中招標形式，由各事業(yè)部統(tǒng)計報告年度招標物料，具體要求是年度用量大或采購價值高的物料，再由招標部門結(jié)合2014年的采購情況，確定招標物料的大類和明細，并提交總經(jīng)理召集的專題會議進行重點分析，最終確定了39類采購物料進行招標，相關(guān)物料采購量約為9800萬元，占2014年總采購金額的70%以上。
三是定規(guī)則，建立公正基礎(chǔ)。為保證本次招標的公正性，參照其他企業(yè)的先進做法，明確了三項基本原則：1、提高投標保證金的額度。具體根據(jù)招標物料的金額確定，項目金額50萬及以下的，投標保證金2萬元；項目金額50-100萬的，投標保證金4萬元；項目金額100-200萬的，投標保證金8萬元；項目金額200萬及以上的，投標保證金10萬元。參加多個項目投標的供應商，按照投標保證金最高項目的標準進行繳納。投標保證金額度的提高，可以有效過濾投標單位，保證招標的實效性。2、明確招標評標的流程。開標時，向全體投標單位和評委進行公開每家投標單位的報價；評標時，向評委提供2014年相關(guān)物料的實際采購價格和采購數(shù)量，并明確評委的具體分工，各司其責。3、在公司外網(wǎng)實時公告招標的所有信息。讓投標單位及時掌握招標動態(tài)，并接受投標單位的監(jiān)督。
四是擴范圍，保證競爭的充分性。盡可能多地充實供應商，對保證項目的招標質(zhì)量具有非常重要的意義。對此，公司通過網(wǎng)絡(luò)公布、各事業(yè)部提供等多種渠道查找相關(guān)物料供應商的聯(lián)系方式，主動接洽，邀請其參與我公司的招標，并告之我公司的網(wǎng)址，讓他們經(jīng)常瀏覽我們的網(wǎng)站，以便及時獲取招標信息。最終，參與本次招標的供應商的數(shù)量達到179家，公開招標信息的效果非常明顯。
開標篇：公開透明
4月24日，總經(jīng)理主持召開專題會議，聽取有關(guān)部門招標工作的準備情況，研究并排定開標計劃和相關(guān)注意事項，會后，由招標采購中心在協(xié)同網(wǎng)上公告開標信息，并通知所有投標單位。4月26日-28日，進行現(xiàn)場開標。首先，按照招投標流程規(guī)定，對沒有繳納投標保證金，以及資格不符合招標要求的供應商，取消其投標資格；其次，公開唱標，由操作員將所有投標單位的一次報價同步投放到大屏幕上，整個過程都是在本招標項目所有投標單位現(xiàn)場監(jiān)督下進行。在公布投標報價時，公司技術(shù)、商務評標委員同步審查投標文件，必要時，并與投標單位進行現(xiàn)場交流，投標單位如有疑問，也可在開標現(xiàn)場進行當場說明。初步評議后，對有意向中標供應商，要求其進行二次報價，二次報價需要密封簽字，并在后續(xù)評議中，統(tǒng)一向評委開啟公布。總之，整個評標過程，都是在公開、透明的狀態(tài)下完成的。
評標篇：嚴肅認真
按照事先確定的評標規(guī)則，在投標產(chǎn)品滿足招標文件的技術(shù)質(zhì)量要求的前提下，對投標價格進行對比，選擇價格較低的品牌供應商作為中標候選人。對于投標產(chǎn)品是否滿足招標文件的技術(shù)質(zhì)量要求的，暫時不予公布中標，或者將產(chǎn)品進行試驗后，再簽訂協(xié)議。
無論是技術(shù)評議、商務評議，還是價格比較，全部都在所有評委和審計人員的監(jiān)督狀態(tài)下進行，在大屏幕上同步顯示供大家評判，任何一位評委存在任何疑問，均可查找投標單位的原始書面資料進行核對。
4月26日-28日，每天19:00之后，招標評委要對當天的招標項目進行評標，工作結(jié)束時間都要在22:30分左右，但在整個招標評標過程中，沒有一個評委中途離開。評標過程的嚴肅、認真，不但確保了招標的公開、公正性，也提高了工作的效率，首批中標單位的名單，在招標結(jié)束后第一天即在公司外網(wǎng)上進行了公告。
結(jié)果篇：可數(shù)可期
4月29日，第1號中標公告發(fā)布，8種物料的22家單位中標。
4月30日，第2號中標公告發(fā)布，9種物料的19家單位中標。
5月4日，第3號中標公告發(fā)布，19種物料的38家單位中標。
除電氣柜、電腦、包裝箱等三類物料，公司需要重新進行通用化、標準化，減少種類并整理圖紙后，再組織進行招標之外，其他36個招標項目，均是在開標一周之內(nèi)公布了中標結(jié)果，這在法因數(shù)控的招標歷史上還是第一次！
降價效益可知。根據(jù)初步統(tǒng)計，本次招標全部36大類招標物料，涉及6962種具體物料，與2014年公司ERP系統(tǒng)的最低價格相比，整體下降幅度在15%左右，可以預見，2015年下半年，公司各事業(yè)部的采購成本將會大幅下降。
“三化”工作找到突破口。多年以來，作為技術(shù)基礎(chǔ)的“三化”工作一直再提，但難有突破。在本次電氣柜招標中發(fā)現(xiàn)，公司使用的規(guī)格型號很多，甚至到了一臺產(chǎn)品就有一個規(guī)格型號的地步，這不但給采購管理、技術(shù)管理增加了工作量，也為供應商增加了麻煩，相應的，生產(chǎn)成本和采購成本必將難以降低。在聽取評標委員會意見的基礎(chǔ)上，總經(jīng)理果斷決策，中止電氣柜評標，由技術(shù)委員會主任牽頭，組織技術(shù)人員15天內(nèi)完成通用化、標準化、規(guī)范化的整頓工作，將電氣柜的規(guī)格型號壓縮到最低限度。與此類似，包裝箱、電腦也存在相同問題。這些問題的暴露，并非壞事，恰恰為技術(shù)基礎(chǔ)的“三化”工作找到了突破口。
供應商管理找到方向。無須諱言，隨著公司的發(fā)展，有些供應商（品牌）跟隨法因共同成長，但也有個別品牌沒有轉(zhuǎn)變觀念，沒有正確分析當前的經(jīng)濟形勢，并作出適當?shù)恼{(diào)整，因此失去了與法因繼續(xù)合作的機會。從內(nèi)部問題分析看，個別物料的同一種物品，最多的存在使用11家品牌，為公司的管理增加了成本，需要進一步壓縮和調(diào)整。將來，隨著企業(yè)的進一步發(fā)展，將會進一步合并品牌，在保證公司產(chǎn)品質(zhì)量要求的前提下，減少供應商數(shù)量，擴大單一供應商的采購用量，形成企業(yè)與供應商的戰(zhàn)略合作關(guān)系，最終實現(xiàn)共贏。
招標采購樹立典范。統(tǒng)一安排時間，集中進行招標，有關(guān)領(lǐng)導、部門通力配合，顯著提高了招標的效率。39大類物料，三天之內(nèi)開標完畢，一周之內(nèi)公布中標結(jié)果，并盡可能利用周末時間，減少對正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響。每天進行的招標，當天晚上就要進行評標、定標，定標后，第一時間在公司外網(wǎng)進行公告。招標工作安排緊湊，不僅提高了效率，也避免了外部因素的干擾，從而確保了招標過程的公開、公正。
問題與反思
宣傳力度欠火候。主要體現(xiàn)在個別現(xiàn)有的供應商沒有參加招標、參加的供應商僅對原供應的物料種類進行了報價、從而造成投標單位沒有對全部報價進行響應。究其原因，招標準備時間還是略顯緊張，與投標單位的溝通還不是太充分，如果時間允許，宣傳力度進一步加強，相信結(jié)果肯定還會更好。
技術(shù)基礎(chǔ)管理亟待提升。一方面，使用的品牌過多，比如“開關(guān)、電源、編碼器”招標項目，共計使用的品牌達到11種，另一方面，有的品牌卻多年未變，比如“電腦”招標項目，只有一個品牌，其他品牌難以替換。
物料種類復雜。如前所述，電氣柜、標準件等物料的種類過多過雜，完全可以通過通用化、標準化減少種類，這些問題都反映出我們內(nèi)部技術(shù)基礎(chǔ)管理還需改進，“三化”問題不能只停留在口號上，現(xiàn)在到了需要拿出切實措施解決問題的時候了。
后記
招標工作基本完成，下一階段的工作重點就是，5月15日前，集中組織與中標單位洽談具體條款，并簽訂長期供貨協(xié)議。協(xié)議簽訂后，未中標單位將組織退還投標保證金，公司內(nèi)部更大的精力是規(guī)范調(diào)整ERP系統(tǒng)的價格和供應商，只有這項工作落到實處，才能實實在在的發(fā)揮出招標的最大效益。為此，公司于5月14日召開第六次招標工作專題會，會議明確了具體監(jiān)督管理措施：
1、招標小組總結(jié)匯報了關(guān)于本次招標物料的長期供貨協(xié)議簽訂情況（數(shù)據(jù)截至5月13日），已簽訂65個合同（與去年相比下降15%左右的物料價格），新的供貨協(xié)議，需要供應商提供賬號，經(jīng)供應商蓋章確認的賬號備份留存財務，便于財務給供應商辦款所用。
2、長期供貨協(xié)議的價格明細表需要招標小組全體成員簽字，并附在中標文件中，形成完整的招標文件存檔。
3、經(jīng)過招標小組全體成員簽字的價格明細表備份，分別存留于各事業(yè)部、計劃管理部、財務部、總經(jīng)辦、審計部，便于今后采購和監(jiān)督，真正把招標的價格落實到生產(chǎn)經(jīng)營中，產(chǎn)生效益。
4、系統(tǒng)中原有物料的新的供貨價格要在5月17日前全部進入ERP系統(tǒng)，同時關(guān)閉老的供貨價格，關(guān)閉ERP系統(tǒng)調(diào)價權(quán)限。目前公司在配套的72臺產(chǎn)品，計劃暫停，計劃部本周五前將72臺產(chǎn)品明細表發(fā)到各事業(yè)部，事業(yè)部將產(chǎn)品中新增物料的明細表進行更改，提交工藝部添加編碼，計劃部錄入ERP系統(tǒng)，以上工作5月20日前完成。自5月17日起，系統(tǒng)中原有物料新的生產(chǎn)計劃開始新的供貨價格，72臺配套產(chǎn)品新增物料供貨價格調(diào)整在5月20日之前完成。今后ERP系統(tǒng)價格調(diào)整在執(zhí)行中，如物料價格有明顯下降的，事業(yè)部需向公司總經(jīng)理書面申請，經(jīng)總經(jīng)理同意后可進行價格調(diào)整。
5、關(guān)于供應商開發(fā)票問題：目前財務部執(zhí)行本月入庫產(chǎn)品，次月15日前開具增值稅發(fā)票（若逾期未提供增值稅發(fā)票，對事業(yè)部進行扣款），并交公司財務部審核、掛賬，再次月付款。新供貨協(xié)議中規(guī)定：公司在與供貨商核對清楚并確定了該結(jié)算周期的付款金額后，于雙方核對確認一個月后向供貨商支付該貨款。供貨商應在公司付款日前30日向公司開具等額的正式17%增值稅發(fā)票提示公司付款，否則公司有權(quán)拒絕付款。
6、關(guān)于供應商壓錢問題：新供貨協(xié)議中規(guī)定：供貨商同意公司扣留第一批貨款的10000元人民幣作為質(zhì)量保證金，質(zhì)量保證金首先從公司的應付貨款中扣留。質(zhì)量保證金在本批產(chǎn)品驗收合格之日起18個月后支付供貨商。除質(zhì)量保證金外，供貨商再向公司支付一定數(shù)額的履約保證金，履約保證金可從供貨商繳納的投標保證金中扣留相應金額，轉(zhuǎn)化為履約保證金。
7、目前在市場下行壓力大的環(huán)境下，訂單明顯減少，節(jié)流特別是物料采購工作愈顯重要，希望公司各級領(lǐng)導眾志成城，認真執(zhí)行和落實招標采購工作，對執(zhí)行落實不善者，公司將追究相關(guān)領(lǐng)導的責任。
本次招標工作雖告一段落，但法因的招標工作還遠沒結(jié)束，按照總經(jīng)理的部署，將準備啟動公司第二批，即其他物料的招標工作。
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